Dokumenthantering online

Dokumenthantering online

Dokumenthantering online är till för verksamheter som vill ha ordning och reda på företagets alla dokument i sitt ledningssystem. De flesta typer av dokument kan lagras som offerter, ritningar, avtal, certifikat, instruktioner, protokoll, mötesanteckningar, policys, rutiner och verksamhetshandböcker. Gemensam lagringsplats med tydlig struktur ger dig god kontroll över alla interna dokument. 

• Lagring av dokument med olika filformat
• Verksamhetshandbok, manual
  • Personalhandbok
  • Arbetsmiljö 45001
  • Information 27001
  • Miljöhandbok 14000, 14001
  • Kvalitetshandbok, Kvalitetsmanual
    
    • ISO Certifiering

Dokumenthantering - vård och underhåll

Direkt på intranätets startsida finns två ytor eller widgets med översikt om vad som händer i dokumentarkiven. En widget med visning av senast uppdaterade arkiv och en för vad som behöver åtgärdas med direktlänkar till dokumenten. Som ett extra stöd får du också notiser när något händer. Bäst före datum är till för att dokument regelbundet skall utvärderas och arkiven hållas aktuella och uppdaterade. 

• senast uppdaterade arkiv
• utcheckade artiklar
• dokument för remiss eller fastställande
• dokument med kommentarer
• dokument/artiklar som slutar gälla
• notiser

Drag and drop

Dra och släpp dina filer direkt på rätt plats i KEYnets dokumentarkiv (drag and drop) eller arbeta direkt i färdiga dokumentmallar.

Versionshanterade dokument

När ett dokument uppdateras skapas en ny version. Man kan se vem som gjort vad och när förändringen gjordes. Den senaste versionen av dokumentet visas, men man kan självklart gå tillbaka och se gamla versioner om man så önskar. Det finns fyra olika behörighetsnivåer för läs, skriv, svara på remiss och för fastställande.

• Läs
• Skriv
• Remiss
• Fastställande

Ledningssystem, kvalitetshandbok

Modulen KEYnet dokumentflöde är ett digitalt kvalitetssystem online där du får tillgång till funktioner för att hantera utgåvor, check ut och checka in, skicka på remiss och fastställande. Man kan också lägga kommentarer på dokumentet. 

• hantering av utgåvor
• checka ut/checka in
• remiss och fastställande
• kommentarer

Mallar stärker kvalitetsarbetet

Färdiga mallar förenklar inmatning av data där ett förutbestämt och konsekvent utseende är ett krav. Ett bra exempel på detta är verksamhetshandbokens sidhuvud som automatiskt hämtar upp logotype, fastställare, version och datum som skall ingå. Vi anpassar mallar och ger dig det utseende som passar ditt företag.

Processkartor

Gör det enkelt för dina medarbetare. Självklart kan du lägga in klickbara processkartor med länkar direkt till rutiner, manualer, checklistor etc. Redan på startsidan kan första processkartan visas för vald användargrupp. 

Rättighetsstyrning

Från administrationsgränssnittet i KEYnet styrs rättigheter ända ned på mappnivå. Detta gör att du som administratör effektivt kan styra vad användarna får tillgång till.

Fördel dokumenthantering

KEYnet dokumenthantering är ett lättanvänt system där du snabbt hittar det du söker. En väl fungerande gemensam dokumentlösning effektiviserar arbetet med minskade kostnader som följd. 

• sparar lagringsutrymme
• minskad belastningen på mailservern
• tidsbesparande
• enkelt att uppdatera
• uppdaterad och rätt information till alla
• lätt att hitta det du söker
• all information på ett ställe

Instruktion "Skapa Nytt"

Du kan snabbt skapa upp en ny artikel eller ett nytt officedokument direkt i KEYnet.