KEYnet ärendehantering eller ärendehanteringssystem är en webblösning där alla arbetsuppgifter med tillhörande dokumentation finns samlat på ett och samma ställe. Att flera olika individer är inblandade gör inget då alla har tillgång till rätt och uppdaterad information.
Vad är ett ärendesystem?
Ett ärendesystem är till för att hantera arbetsuppgifter och förfrågningar på en effektivt sätt utan att något ramlar mellan stolarna.
Vilken typ av dokument kan man spara i ärendeystemet?
Officemallar kan kopplas till ärenden som då matas automatiskt med information hämtat från själva ärendet för att sedan också kompletteras med mer information manuellt. Det går också använda funktionen drag´n drop för att infoga olika typer av filer. Bilder och pdf:er kan också sparas för att samla all på ett och samma ställe. Detta underlättar mycket när man behöver gå tillbaka i historiken.
Ett ärendesystem förenklar hanteringen av ett ärende och ser till att inget faller mellan stolarna. I ärendet registreras vad som skall utföras, vem som skall göra jobbet och när det skall utföras. Här finns inga lösa lappar som kan komma på avvägar.
Vilken status har ärendet?
Utförare rapporterar kontinuerligt åtgärder och statusar (rapporterat, planerat, påbörjat, klart, fakturerat) vilket ger en tydlig bild om hur långt ärendet är i processen.
Finns ärendesystemet för mobilen?
Ja och i mobilt ärende kan du smidigt och snabbt se vad som skall utföras, rapportera tid och material samt ladda upp bilder vid behov.
Hur får jag del av serviceprotokollet?
När serviceuppdraget är utfört får du ett serviceprotokoll per mail. Det finns också lagrat i ärendesystemet som historik på ärendet.
Hur har man koll på faktureringen?
Material och tidsåtgång rapporteras fortlöpande på ärendet så man har koll på vad som ska faktureras.
Kan man rapportera tid i ärendesystemet?
Utförare rapporterar tid med olika tidstyper som sedan ligger till grund för fakturering. Här kan man också rapportera in andra tidstyper som inte skall faktureras som sjukdom, semester, komptid, VAB mm. Uppföljning finns för "Fakturerad tid" och "Ej fakturerade tider".
Hur undviker man produktionsstopp?
Periodiserat underhåll och färdiga checklistor för varje servicebesök håller maskinparken i trim. Här finns också möjlighet till förebyggande riskanalys.
Hur ser uppföljningen ut efter ett servicebesök?
Arbetet utförs enligt checklistan över vilka moment/funktioner som skall gås igenom. Finns det någon anmärkning noteras detta direkt i systemet och åtgärder sätts in. Är det en akut brist skapas nya ärende upp för åtgärder av anmärkningar. Serviceprotokollet innehåller dokumentation kring åtgärder.
