Nu kramar vi träden och jobbar digitalt!

Vet inte om du hängt med i svängarna, men det finns många "bra ha funktioner" för dig som arbetar med dokumenthantering. Ibland är vanans makt stor och vi jobbar på som vi alltid gjort. Med det här nyhetsbrevet vill vi påminna om och dela tips till dig som hanterar och arbetar med dokument. Här möter du också två av våra kunder, Christer Green från Svenskt Trä och Jenny Nilsson från AGES Kulltorp som tycker till.

Fördel digital dokumenthantering

Det är ingen rolig sits att inte ha koll och veta var man har sina dokument. Därför är det viktigt att se till att dokument är sökbara på ett bra sätt. Det gäller också att vårda sina arkiv regelbundet så att det inte ligger en massa gammalt skrot kvar som borde rensats ut för länge sedan. I KEYnet finns det bra stödfunktioner och flöden för detta som hjälper oss på vägen.

Dokument - dra och släpp

Alla typer av dokument som du laddar upp eller drar och släpper rätt in i KEYnets arkiv kallar vi dokument. Det kan vara olika officedokument, pdf:er, eller bilder. Se till att lägga in beskrivningar och sökord för att få bra sökträffar.

Artikel - fullt sökbar

En artikel är när du skapar sidan i KEYnet dvs det är en webbaserad sida. Det kan vara en enkel sidmall med arbetsyta och verktygsfält eller en versionshanterad mall med sidhuvud efter önskemål. En artikel är fullt sökbar genom hela textinnehållet. 

Fler funktioner

  • Sökfunktion direkt i varje arkiv
  • Dra och släpp-funktion för dokument direkt in i arkiven
  • Skapa nytt - skapa Officedokument och artiklar direkt i KEYnet
  • Bäst före datum på dokument och artiklar för regelbundet underhåll
  • Versionshanterade artiklar med färdiga mallar för kvalitetsarbetet
  • Versionshanterade artiklar med flera behörigheter
  • Processkartor med klickbara länkar
  • Dokumentflöden
  • Kommentarer på dokument och artiklar
  • Widget arkiv- senast uppdaterat
  • Widget dokument/artiklar - att göra
  • Notifikationer för dokument/artiklar som skall hanteras
  • Backup
  • Offlinekopia till revisor

Aktivitetsrapport för uppdaterad information

Christer Green som utvecklar ett koncept för Svenskt Trä menar att fördelen med att jobba i KEYnet är att man har ordning på sina dokument. Här byggs arkiven upp med versionshanterade artiklar där man sedan skapar länkar till andra dokument. Alla kallelser, protokoll och dokument finns på ett enda ställe dvs i KEYnet dokumenthantering. När arkiven uppdateras skickas en aktivitetsrapport via e-post ut till användarna som snabbt ser om det är något de behöver ta del av. Det ger en effektiv tillgång till material och det är enkelt att ta sig in i systemet genom länkarna i aktivitetsrapporten. 

- Aktivitetsrapporten är en väsentlig del som ger effektiv tillgång till systemet med all uppdaterad information. Men det är också ett enkelt sätt att snabbt ta sig in, menar Christer Green.

Allt på ett och samma ställe

När Jenny Nilsson började arbeta på AGES Kulltorp fick hon uppdraget att arbeta om verksamhetshandboken med ny struktur. Med den erfarenheten i ryggen säger hon att det bästa är att jobba direkt i KEYnets webbaserade artiklar. Det är enkelt att koppla dokument och man har tillgång till backupversioner. Det mesta skickas på remiss och fastställande så man använder till stor del versionshanterade artiklar.

- Vid revisioner använder vi oss av en superbra lösning i KEYnet. Revisorn får tillgång till arkiven som läsare och kan klicka sig runt. Det gör att vi inte längre skriver ut en massa dokument, säger Jenny Nilsson på AGES i Kulltorp.

Hos AGES får revisorn tillgång till arkivet som en användare med behörighet som läsare. En annan smidig lösning för revisorer är att man enkelt med ett knapptryck skapar en klickbar offlinekopia för ett arkiv.

På företaget uppskattar man att ha allt på ett ställe. Utöver dokumenthantering används idag ärendesystemet, intranätet till nyheter, kalender och indikatorer som även pushas ut till presentationsskärmar placerade i produktion och reception. 

 

Sociala medier


Tillsammans gör vi information tillgängligt!
KEYnet Sweden AB
info@keynet.se | 0370-33 47 50
Om du inte önskar nyhetsbrev från oss på KEYnet Sweden AB klicka här.